Essere On-Site Agent: la vita in fiera a Torino
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Essere On-Site Agent: la vita in fiera a Torino

Cristina May, Responsabile del reparto Fairs&Events a Milano, racconta la partnership ufficiale di FERCAM con Lingotto Fiere. Scopriamo come opera la Business Unit dedicata a questo comparto dalle esigenze logistiche peculiari, seguendo l’allestimento del Salone Internazionale del Libro di Torino.
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FERCAM è il partner logistico ufficiale di Lingotto Torino. Ci racconti di più?
FERCAM Fairs & Events è partner del polo fieristico da un anno circa: abbiamo vinto la gara d’appalto e iniziato a lavorare da giugno 2021. Le prime fiere ed eventi sono iniziate a settembre, poi c’è stato uno stop dovuto dalla pandemia e abbiamo ripreso di nuovo da aprile 2022. Il Salone Internazionale del Libro è la prima fiera ufficiale del 2022.

Che tipo di fiere ospita Torino Lingotto?
Lingotto è una fiera complessa: è sbagliato dire solo “fiera” perché comprende il centro congressi, i concorsi della regione Piemonte e in più le fiere. FERCAM Fairs & Events lavora in questi 3 poli gestendone la logistica, le movimentazioni e il trasporto. I congressi sono tutti privati, i concorsi sono organizzati tramite l’Ente Fiera e gli spazi delle fiere vengono venduti agli organizzatori delle fiere.

Stiamo assistendo all’allestimento del Salone Internazionale del Libro, un evento di richiamo internazionale. Quanto prima si inizia lavorare per una fiera come questa?
Non c’è molto margine in anticipo per l’organizzazione delle fiere. Ente Fiera fornisce le date di allestimento, le date dell’evento e le date disallestimento. Il nostro servizio deve necessariamente corrispondere a queste tempistiche, rispettando tutte le scadenze indicate. Ci viene fornito un documento dettagliato con tutti gli orari per organizzare il personale, i muletti, la manovalanza, i montatori, le tensostrutture e il magazzino.

Noi siamo il partner esclusivo per tutti i clienti che hanno necessità di entrare nel polo fieristico con mezzi meccanici. Gli espositori che devono trasferire pochi materiali non pesanti (come scatoloni o piccoli pacchi), possono operare in autonomia. Mentre chi deve gestire trasporti di pallet o bancali e ha bisogno del trasporto allo stand tramite i mulettisti, deve necessariamente affidarsi a FERCAM. Per il Salone Internazionale del Libro gestiamo le esigenze di circa 150 clienti.

Ci racconti un po’ cosa succede quando FERCAM Fairs & Events entra in azione a una fiera?
Fiera è una parola piccolina, ma nasconde una gestione enormemente complessa che racchiude diverse attività. FERCAM riesce a gestire l’intera varietà di questi servizi: logistica, trasporti a carico completo, groupage a livello nazionale e internazionale, carichi eccezionali e fuori sagoma, il tutto su strada, rotaia, via mare o aereo… Interfacciandosi con un’unica business unit i nostri clienti hanno accesso contemporaneamente all’intero portafoglio di soluzioni.

Prendiamo come esempio l’evento in corso, il Salone del Libro. Quando io e il mio team siamo arrivati qualche giorno fa, il padiglione era completamente vuoto. I primi operatori che di norma arrivano insieme a noi sono gli allestitori dei clienti, con cui iniziamo le prime movimentazioni dal nostro magazzino e l’allestimento degli stand espositivi.

Alcuni clienti richiedono la consegna allo stand, altri, magari gli stand di dimensioni più contenute, si fanno consegnare i materiali nella tensostruttura allestita fuori dai nostri uffici. Solitamente consegniamo tutti i materiali fieristici la mattina del giorno prima dell’inizio della fiera. La sera prima dell’inizio della fiera invece passiamo agli stand di tutti i clienti per ritirare gli imballi, i pallet e i cartoni. Questi materiali vengono sistemati in magazzino e riconsegnati ai clienti al termine dell’evento, in modo da rimballare i propri prodotti esposti (in questo caso gli eventuali libri invenduti). Una volta ritirati tutti i bancali, li riportiamo al magazzino e li carichiamo sui mezzi per spedirli ai mittenti il giorno successivo.

Quali le prossime fiere che ospiterà Lingotto Fiere?
Essendo On Site Agent siamo partner ufficiali di Lingotto Fiere, e gestiremo quindi tutte le fiere che vengono ospitate qui. La prossima più importante sarà in autunno: Restructura, una fiera di edilizia, che sarà poi seguita da Artissima, fiera d’arte. Il prossimo A&T: Automation & Technology di aprile, poi c’è quella della sposa, quella del PET, Expocasa.

Ogni fiera ha la sua particolarità. Forse la più complessa per la gestione operativa è proprio il Salone del Libro: a livello logistico dobbiamo organizzare svariati trasporti groupage con piccoli colli, per un’estensione fieristica davvero ampia, pensate che occupa tutti i padiglioni di Lingotto! Molto sfidante è anche Artissima, dove ci troviamo a rispondere ad esigenze uniche, come ben sanno i nostri colleghi di FERCAM Fine Art. A&T è impegnativa perché è necessario movimentare macchinari anche di grandi dimensioni e richiede quindi l’impiego di gru, muletti per mezzi pesanti.

Abbiamo una squadra con grande esperienza e siamo pronti ad affrontare qualsiasi contesto fieristico e ogni tipologia di evento. Tutto considerato, in FERCAM Fair & Events nessun giorno è uguale al precedente, e questa è una delle ragioni per cui il nostro lavoro continua ad appassionarci e coinvolgerci, quotidianamente.