FERCAM Fairs & Exhibitions local contractor per il Congresso ESGE a Roma
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FERCAM Fairs & Exhibitions local contractor per il Congresso ESGE a Roma

La trentesima edizione del Congresso annuale della Società Europea per l’Endoscopia Ginecologica (ESGE) si è tenuto a Roma ad inizio ottobre. FERCAM è stata scelta come local contractor da un’agente internazionale specializzato in eventi e fiere, per seguire tutte le attività logistiche legate alla movimentazione degli allestimenti e del materiale espositivo destinato al Congresso.
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Un evento ibrido sia fisico che virtuale, organizzato nell’elegante centro congressi del Rome Marriott Park Hotel, con un denso programma di interventi e oltre 30 brand in esposizione. "La gestione di un simile evento negli spazi di un hotel riserva diverse complessità", spiega Marco Austeri, Fairs & Exhibitions Specialist presso la sede di FERCAM Roma. "Mentre un polo fieristico tendenzialmente è già predisposto in fase di progettazione anche per lo svolgimento di attività logistiche legate ad allestimento degli stand espositivi, un hotel nasce giustamente con un’altra destinazione d’uso primaria. È stato pertanto indispensabile provvedere ad un sopralluogo preventivo per pianificare correttamente di quali risorse avremmo avuto bisogno e quali accorgimenti sarebbero stati necessari. Siamo stati felici di trovare in questa location ampio spazio esterno per la manovra dei bilici, con i quali sarebbero state consegnati i materiali degli espositori, e possibilità di circolare negli spazi esterni con muletti per velocizzare le attività di carico e scarico".

Il ruolo del local contractor è di fondamentale importanza per la buona riuscita di un evento: è l’occhio dell’organizzatore e referente in sede di evento per gli altri enti coinvolti, dagli espositori ai trasportatori e al personale impiegato presso la location espositiva. Racconta Francesco Coccia, Responsabile di Reparto: "l’organizzazione prevedeva il coinvolgimento di tre diverse società di allestimento che avevano in gestione la costruzione di stand per esposizione di macchinari medicali. In questo caso i trasporti sono stati pianificati in autonomia, ma in loco FERCAM ha provveduto a coordinare le operazioni di scarico secondo una precisa scaletta di accessi, con il fine di ottimizzare al meglio tempi e spazi. Contemporaneamente abbiamo gestito la consegna di oltre 20 metri cubi di materiale, che era stato recapitato presso la nostra Filiale di Roma ed è stato progressivamente distribuito agli espositori".

La modalità operativa di FERCAM Fairs & Exhibitions prevede un’attenta fase di analisi e schedulazione delle attività, sempre con il duplice obiettivo di garantire efficienza e sicurezza. Al contempo, si prevede di poter reagire ad esigenze contingenti e circostanze impreviste, con tutta la necessaria flessibilità, risolvendo problematiche con prontezza ed elaborando soluzioni estemporanee. Il servizio a tutto tondo prevede assistenza nelle fasi di trasporto, allestimento e disallestimento, nonché ritiro e custodia degli imballi per tutta la durata dell’evento.

"Per l’ultima giornata di Congresso abbiamo ricevuto richiesta di procurare tempestivamente un macchinario che era rimasto in ospedale", prosegue Austeri. "Abbiamo pertanto organizzato un ritiro espresso con uno dei nostri mezzi. Ci siamo poi occupati delle operazioni di disallestimento, momento delicato e sempre piuttosto frenetico, durante il quale la prontezza di risposta è senza dubbio la prima dote necessaria". Conclude Coccia: "possiamo dirci molto soddisfatti delle performance della nostra squadra: in 40 minuti sono state riconsegnate le casse vuote per il reimballaggio e in 3 ore abbiamo liberato la location".
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